کارآفرینان اشخاصی هستند که باید مهارت های زیادی را بیاموزند، چرا که در ابتدای راه از مهارت های تخصصی کافی، منابع مالی، ارتباطات و … بهره کمتری دارند. بنابراین خودشان باید دست به کار شوند. کارآفرینان باید تا حد زیادی کارهای مربوط به طراحی و تولید محصولات و خدمات، امور مالی، ارتباطات با مشتریان، بازاریابی و حتی فروش را انجام دهند با ارتباط نزدیکی با آنها داشته باشند. برای موفقیت در بسیاری از این امور داشتن مهارت در مذاکره به طور عام و مذاکره و مکالمه تلفنی به طور خاص بسیار مهم است.
کارآفرینان از طریق مذاکره قدرتمند می توانند خود را به بازار، همکاران و رقبا بشناسانند، محصولات خود را بفروشند، شبکه همکاری خود را گسترش دهند، برای تأمین منابع اساسی چانه زنی کنند و … . در بسیاری از موارد قبل از انجام یک مذاکره جدی، نیاز به مکالمه تلفنی وجود دارد که در صورت نامطلوب بودن آن، کار به جلو نمی رود. برای همین در این مقاله به موضوع مهم مذاکره و مکالمه تلفنی پرداختم. این مقاله نه تنها برای کارآفرینان نوپا، بلکه مدیران، بازاریابان، فروشندگان و تمام اشخاصی که می خواهند ارتباطات بهتری خلق کنند قابل استفاده است.
در زیر به معرفی و بررسی نکات مذاکره تلفنی موفق برای کارآفرینان می پردازم.
جسم ما با ذهن ما رابطه مستقیم و دو طرفه دارد. جسم ما از ذهن و تفکر ما قدرت می گیرد و یا تضعیف می شود و بر عکس آن نیز صادق است. ذهن ما هم می تواند به صورت مستقیم تحت تأثیر وضعیت جسمانی قرار بگیرد.
به گفته شکسپیر این ذهن توست که تو را قوی یا ضعیف می کند.
یک موضوع ثابت شده و اساسی که مدت زیادری در مذاکره رو در رو و حضوری مد نظر قرار می گیرد، قانون ۷-۳۸-۵۵ است. پروفسور آلبرت محرابیان، دانشمند ایرانی و استاد بازنشسته دانشگاه کالیفورنیا در تحقیقات خود به این نتیجه رسید که در ارتباطات ما با دیگران ۷% از محتوای اطلاعات توسط کلام، ۳۸% توسط لحن و ۵۵% آن توسط علائم و زبان بدن ما به طرف مقابل انتقال پیدا می کند. بنابراین اهمیت موضوع زبان بدن در مذاکرات از اینجا نمایان می شود.
در مذاکره تلفنی نیز با وجود اینکه طرفین همدیگر را نمی بینند اما اثرات مسقیم وضعیت فیزیکی بر ذهن و همینطور حالت ذهنی بر کلام کاملاً مشهود است. بنابراین توصیه می کنم حتماً برای مذاکرات و مکالمات تلفنی حتما این موارد را مد نظر قرار دهید:
رابطه ما با محیط اطرافمان نیز دوطرفه است. انسان ها بر محیط خود اثر می گذارند و اثر محیط اثر می پذیرند. در شهرسازی نظریه ها فراوانی در این خصوص وجود دارد. اینکه محله هایی با ساکنین نه چندان فرهیخته ! لاجرم خانه ها، خیابان ها، نما ها و … زیبا و تمیزی ندارند.
بنابراین حتماً برای مکالمه تلفنی خود مکان مناسبی را در نظر بگیرید. صحبت های مهم خود را برای زمان هایی مانند رانندگی و ترافیک، حضور در خیابان و فضاهای عمومی یا مکانی پر سر و صدا در خانه یا محل کار خود در نظر نگیرید. سعی کنید حتی الامکان یک مکان مشخص و ثابت برای این کار در نظر داشته باشید.
در مکان مذاکره و مکالمه تلفنی خود لوازم مورد نیاز را به همراه داشته باشید. حتماً قلم و کاغذ یا کامپیوتری برای نوشتن نکات مهم صحبت داشته باشد. به این ترتیب شما مجبور نخواهید شد برای ثبت نکات مهم آنها را در ذهن خود نگه دارید و ظرفیت ذهنی خود را محدود کنید و یا اینکه صحبت طرف مقابل را قطع نمائید.
اگر فکر می کنید صحبت طولانی در پیش دارید حتماً نوشیدنی، خرما یا شکلات برای انرژی گرفتن در کنار خود داشته باشید. البته چیزهایی که هنگام خوردن صدایی تولید نکنند.
قبل از شروع صحبت، نکات کلیدی و تیترهای اصلی مذاکره را برای خود بنویسید. به چند سناریوی ممکن فکر کنید و برای هر کدام آمادگی های لازم را داشته باشید.
گفته می شود بیشتر سوانح هوایی (بیش از ۹۰%) در هنگام برخواستن و فرود هواپیما صورت می گیرد و این دو زمان حساس ترین زمان ها برای رعایت چک لیست های امنیتی پرواز ها هستند. در هر مذاکره و مکالمه نیز ابتدا و انتهای صحبت بسیار مهم هستند.
در ابتدای صحبت ما می توانیم از خودمان و موضوع مورد بحث مان دید مثبت و سازنده ای برای طرف مقابل ایجاد کنیم و او را به ادامه مذاکره ترقیب نمائیم. زمان انتهای مکالمه نیز زمانی است که بیشترین اثر گذاری را در ذهن طرف مقابل بعد از مکالمه خواهد داشت و تا مدت ها باقی خواهد ماند.
بنابراین خیلی خوب است که در تماس های تلفنی حتماً در ابتدای صحبت خودتان را معرفی کنید و بعد شروع به تعارفات اولیه و فرایند یخ شکنی کنید. همچنین حتماً اطلاع بدید که موضوع صحبتتان چیست و چند دقیقه زمان طرف مقابل را نیاز دارید. حتماً قبل از ورود به بحث از طرف مقابل سوال کنید آیا با توجه به موضوع و زمان مورد نیاز، الان وقت مناسبی برای صحبت برایش هست یا خیر؟ اگر نیست چه زمانی تماس بگیرید؟ پرسیدن این موضوع خیلی بهتر از نپرسیدن آن است، چرا که حرفه ای بودن شما را نمایش می دهد و فرصتی را که طرف مقابل حرف شما را قطع کند و مکالمه را پایان دهد از او می گیرد.
از طرف دیگر اگر شخصی با شما تماس گرفت، در صورتی که او را نمی شناسید از او بخواهید در ابتدا معرفی کوتاهی از خود داشته باشد. این موضوع احساس شخصی شدن، تمایز، تفاوت و در نهایت اهمیت به طرف مقابل می شود. اگر هم او را می شناسید حتماً در ابتدا و در کنار سلام با لحنی شاد و با انرژی نام او را بگوید. (سلام علی خادم الرضا. خوبی ؟ 🙂 ) این نوع صحبت اولیه به طرف مقابل احساس مورد پذیرش و محترم بودن را می دهد. این احساسات مثبت بسیاری از موانع احتمالی در صحبت را از بین می برد.
در پایان صحبت نیز با انرژی مثبت نام طرف را مجدداً به اسم آورید، از مذاکره تلفنی که با هم داشتید ابراز رضایت کنید، از زمانی که برای این مکالمه تلفنی گذاشته است تشکر کنید، جمع بندی و نتیجه گیری از صحبت هایتان ارائه دهید و در صورت نیاز برنامه و محتوا صحبت بعدی را در همین جا تعیین کنید.
در پایان یک مذاکره تلفنی خوب، هر دو طرف باید حس برنده بودن را داشته باشند.
در طول مذاکره و مکالمه تلفنی خود خوب است موارد زیر را در نظر بگیرید و رعایت کنید:
امروزه دیگر مکالمه و مذاکره تلفنی به تلفن های عادی و قدیمی محدود نمی شوند. شما می توانید از وجود تلفن های هوشمند و اینترنت بهترین استفاده را ببرید.
می توانید به فراخور مذاکره و بعد از آشنایی های اولیه، مذاکره تلفنی خود را از حالت صرفاً صوتی خارج کنید و یک گفتگوی ویدئویی داشته باشید. حتی می توانید کنفرانس برگزار کنید.در نظر داشته باشید که در حالت مکالمه تصویری، تصویر شما از دوربین ثابت ، نشسته و رسمی باشد و از راه رفتن حین صحبت خود داری کنید. در این شرایط به محیط اطرافتان با دقت بیشتری نگاه کنید. نور محیط و تصویر پس زمینه خود را بررسی کنید.
هر کدام از ما در طول روز تعداد زیادی مذاکره در سطوح مختلف انجام می دهیم. دانستن و اجرای این نکات کمک می کند تا بتوانیم نتایج بهتری از آنها بدست بیاوریم.
دوست عزیز، نظر شما در مورد محتوای این مقاله چیست؟
چه نکات دیگری برای مذاکره تلفنی موفق مد نظر شماست؟
خوشحال می شویم نقطه نظرات خود را با ما در میان بگذارید ؟
انتشار مطلب ” نکات مکالمه و مذاکره تلفنی حرفه ای برای کارآفرینان” با ذکر منبع و دادن لینک بلامانع است.