در مقاله قبلی ۱۰ راهکار افزایش بهره وری مدیریت زمان در مرحله برنامه ریزی را توضیح دادم. در این مقاله ۱۰ راهکار افزایش بهره وری مدیریت زمان در مرحله اجرا را معرفی می کنم. کارهایی که برای موفقیت بیشتر در مدیریت زمان خود باید در برنامه های روزانه مان اجرا کنیم.
موسیقی والاترین هنر مخلوق بشر است و شنیدن موسیقی زیبا یکی از بزرگترین لذتهای زندگی. شنیدن موسیقی بیکلام هنگام مطالعه علاوه بر احساس آرامش و بهرهوری یادگیری، لذت مطالعه را نیز افزایش می دهد. من سالهاست که هنگام مطالعه متن به موسیقی بی کلام گوش می دهم و به همین خاطر هم از مطالعه لذت بیشتری می برم.
بنابراین در برخی از مقالات طولانی تر سایت که چند دقیقه ای مطالعه آن زمان می برد، یک موسیقی بیکلام قرار میدهم تا اگر شما هم خواستید هنگام مطالعه آن را بشنوید و لذت ببرید.
نام قطعه : The first Time
خانم زیگارنیک، دانشمند و روانشناس روسی، آزمایش جالبی انجام داد که نتیجه آن اثر زیگارنیک نام گرفت. این روانشناس افراد مختلف در رده های سنی مختلف را به دو گروه تقسیم کرد. برای گروه اول یک فیلم سینمایی جالب و جذاب نمایش داد و اجازه داد این افراد تا به آخر این فیلم را نگاه کنند. در آزمایشی دیگر برای گروه دوم همان فیلم پخش شد ولی به مخاطبان اجازه داده نشد آخر فیلم را ببینند. درست در جایی که همه انتظار داشتند متوجه بشوند که نتیجه چه میشود، پخش فیلم متوقف شد.
بعد از چند روز این دو گروه از افراد دعوت شدند و در مورد فیلم از آنها سوالاتی شد. نکته بسیار جالب اینست که گروه دوم که فیلم را تا به آخر مشاهده نکردند جزئیات بسیار بیشتری را به خاطر داشتند. نتیجهای که از این آزمایش گرفته شده است اینست که کارهای نیمه تمام دائماً ذهن انسان را به سوی خود جذب کرده و تمرکز او را از بین میبرند.
بنابراین اصلیترین دلیل عدم تمرکز که خود اصلیترین دلیل کارایی پایین افراد میباشد داشتن کارهای نیمه تمام و نیمه رها شده است. این کارها ذهن را مجبور می کنند که زمان زیادی را مشغول اندیشیدن درباره آنها کرده و نتواند به راحتی خود را از آن موضوعات جدا کند. به همین دلیل است که بارها در همین کتاب تکرار شده است که کارهای کمتر و مهمتر را انتخاب کنید تا بتوانید آنها را کاملاً به اتمام رسانیده و بیشترین نتیجه را بگیرید.
برای مطالعه بیشتر مطالعه ” کار را تمام کن” را مطالعه بفرمایید.
قانون پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است و نام آن از نام تاریخدان انگلیسی سیریل پارکینسون گرفته شده که در سال ۱۹۵۵ در مقالهای طنزآمیز در مجله اکونومیست به این قانون اشاره کرده است. این قانون شامل سه اصل میباشد:
در این میان اصل اول آن مرتبط با مدیریت زمان است.
اصل اول قانون پارکینسون: وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
این اصل می گوید کار طوری گسترش می یابد که زمان داده شده را پر کند. یا به عبارتی کار به اندازه زمانی که برای انجام آن اختصاص داده میشود ادامه مییابد. به عنوان مثال اگر برای انجام پروژه ای یک هفته وقت لازم باشد و به شما برای انجام دادن همان پروژه دو هفته وقت بدهند شما به اندازه دو هفته وقت برای آن صرف می کنید. شما پروژه را در پایان آن دو هفته به اتمام می رسانید گرچه یک هفته زمان کافی بوده است.
برای مطالعه بیشتر مطالعه ” قانون پارکینسون را بشکنید ” را مطالعه بفرمایید.
حتماً شنیدهاید که میگویند خدا یکی، زن یکی! من میخواهم یک مورد دیگر را هم اضافه کنم و آن اینکه در هر لحظه، کار یکی. طبق تحقیقات انجام شده بسیاری از مدیران و کارمندان بیش از یک ماه در سال را صرف دوباره کاری ها، مطالعه مجدد مطالب و… میکنند. مثلاً زمانی که مشغول انجام کاری هستند کارشان توسط شخصی یا چیزی قطع میشود و یا باید کار دیگری را انجام دهند و به این ترتیب از کار اول غافل میمانند. یا اینکه ممکن است کاری را به بهانه اینکه نیاز به فکر کردن بیشتر دارد بارها و بارها به تعویق بیاندازند. این کار باعث میشود تمرکز و انرژی کم بشود و وقت زیادی نیز هدر برود.
راهکار ساده اینست:
یکی از بزرگترین مشکلات مدیران تعلل و ضعف در تصمیمگیری است که باعث از بین رفتن زمان زیادی می شود. دوست خوبم ژان بقوسیان، فرمولی را به عنوان دوان برای بهبود تصمیمگیری و افزایش کارایی مطرح کرده است[۱]. این کلمه اختصاری از حروف اول چهار کلمه دیگر تشکیل شده است که من توضیحات آنها را به قرار زیر ارائه می دهم :
استفاده از این فرمول در محیط کاری و یا حتی خانه می تواند از تلنبار شدن کارها، کاغذها و وسایل جلوگیری کند، دوباره کاریها را تا حد زیادی از بین ببرد، وقتهایی را که باید برای پیدا کردن چیزی صرف کنید حذف کند و در نهایت سرعت و درستی انجام کارهای را افزایش دهد.
شما حتماً برای انجام هر ضرب العجل زمانی تعیین می کنید. نکته ای از شما می خواهم اینست که زمانی را که برای انجام کاری در ابتدا پیشبینی کرده اید کاهش دهید. مثلاً اگر در ابتدا برای انجام کاری دو ساعت زمان پیشبینی کرده اید، تلاش کنید که آنرا در یک ساعت و پنجاه دقیقه و با کیفیت بالا به اتمام برسانید. دفعه های بعدی نیز باز هم این زمان را کاهش دهید. شما در این حالت مقداری اضطرار به وجود می آورید.
نکته ای که وجود دارد اینست که انسان قابلیت تطبیق پذیری بالایی دارد و در حالت اضطرار نیز قابلیتهایش افزایش مییابد. با کم کردن هر دفعه این زمان، قابلیت و مهارت انجام کار در شما افزایش مییابد. درست مانند یک دونده سرعت که رکورد خود را ثبت می کند و تلاش دارد هر دفعه مسافت مشخصی را در زمان کوتاه تری بدود. اما اگر سرعت خود را به طور مستمر افزایش ندهید، به مرور زمان نسبت به انجام کارها در زمان معین نیز بی تفاوت میشوید و مانند اکثر مردم کارها را در آخرین لحظات ممکن به انجام خواهید رساند.
هنری فورد از بزرگترین کارآفرینان تاریخ و یکی از یکصد مرد اثر گذار قرن بیستم گفته است “هر کار بزرگی را میتوان انجام داد به شرط آنکه آنرا به قطعات کوچک تقسیم کنیم”. یکی از اشتباهات بزرگ در انجام کارها که بهره وری را به شدت کاهش میدهد اختصاص زمان زیاد و ممتد برای آنها میباشد. در این صورت ذهن و بدن شما خسته شده و کاراییتان به شدت پایین می افتد.
برای مطالعه بیشتر مطلب ” تقسیم بندی کارها در زمان های کوچک ” را مطالعه کنید.
باز هم کارها را در بسته های زمانی کوچکتر تقسیم کنید. فن پومودورو یا تکنیک پومودورو یکی از روشهای مدیریت زمان، ابداع شده توسط فرانسیسکو سیریلو[۲] است. بر طبق این روش بهترین تکه زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه میباشد که برابر است با مدت زمان لازم برای درست کردن سس پومودورو که یک سس گوجهفرنگی سنتی ایتالیایی است. فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند.
برای مطالعه بیشتر مطلب ” به کارگیری فن پومودورو برای افزایش بهره وری در مدیریت زمان ” را مطالعه کنید.
هر چیزی که وقت شما را تلف میکند دزد زمان است. هر کار غیر مهم و غیر ضروری، هر زیادهروی در تفریح، هر زیادهروی در کار، هرگونه دوباره کاری، هر گونه کار بی فایده و بی نتیجه و … دزد زمان است. برخی از این دزدان بیرونی هستند. مانند اتفاقاتی که برای شما میافتد. شما نمیتوانید آنها را کنترل کنید، اما واکنش خود در مقابل آنها را میتوانید کنترل کنید. بسیاری دیگری از این دزدان درونی هستند و مستقیماً ریشه در رفتار و تفکر ما میباشند. مانند تماشای تلویزیون که ممکن است ریشه در تنبلی داشته باشد، پرداختن بیش از حد به تفریحات که می تواند ریشه در ترس از کار یا بی هدفی داشته باشد.
این عوامل برای همه افراد وجود دارد. تنها تفاوت اینست که اشخاص موفق آنها را شناسایی کردهاند و در راستای رفع آنها دائماً تلاش می کنند. امروزه با گسترش تکنولوژی تعداد این دزدان بیشتر نیز شده است. اینترنت و وبگردی، موبایل های هوشمند و… همانقدر که میتوانند برای رشد و پیشرفت مفید باشند، در صورت عدم استفاده صحیح می توانند ما را از انجام کارهای مهم بازدارند.
تمرین فهرست تمامی دزدان زمان خود را تهیه کنید. دزدان درونی و بیرونی را مشخص کنید. این فهرست را اولویت بندی کنید. مهمترین و وقت گیرترین دزدان را شناسایی کنید. سعی کنید هر روز مقدار کمتری از وقت خود را به آنها اختصاص دهید. این کار را آنقدر ادامه دهید تا تمامی این عوامل تحت کنترل شما در بیایند. |
یکی از اصلیترین دلایلی که باعث می شود انجام کارها بیش از اندازه به طول بینجامد نداشتن تمرکز است. به عنوان مثال ممکن است که انجام کاری یک ساعت زمان نیاز داشته باشد، ولی به دلیل اینکه شخص در طول انجام آن کار بارها و بارها توسط اشخاص دیگر، افکار گوناگون، تلفن، اینترنت و … تمرکز خود را از دست می دهد، انجام آن کار زمان بسیار بیشتری را بگیرد.
راه حل این مسئله ساده است. قبل از شروع انجام هر کاری، تمامی شرایط را برای حفظ تمرکز به وجود آورید. مثلاً به همکاران یا اطرافیانتان یادآوری کنید که در طول انجام کار با شما کاری نداشته باشند. ساعت های مشخصی را بعد از انجام کارتان برای رسیدگی به امور همکارانتان اختصاص دهید. تمامی ارتباطات مانند تلفن را قطع کنید. از همه مهم تر یک کاغذ سفید و خودکار کنار خود داشته باشید. هر گاه که افکار غیر مرتبط، برنامههای دیگر و … به ذهنتان خطور کرد درگیر آنها نشوید. بلافاصله آنها را روی کاغذ یادداشت کنید تا از ذهنتان بیرون بیایند و بتوانید در وقت مناسب به آنها رسیدگی کنید.
پروفسور کلیف ناس[۳] از دانشگاه استنفورد در مطالعات خود در سال ۲۰۱۰ با دیگر بر این نکته تأکید می کند که حتی جوانان فوقالعاده باهوش که در انجام چند کار همزمان مانند ارسال ایمیل، ارسال سریع پیام کوتاه و ارتباطات زنده مهارت خاص دارند، دقت و اثربخشی کسانی را ندارند که در یک زمان خاص تنها یک کار مشخص را انجام میدهند.
این گفته کاملاً صحیح است اما میتوان آن را کامل تر کرد. شما می توانید در یک لحظه دو یا چند کار را انجام دهید و کارایی تان نیز بالا باشد، در صورتی که یکی از کارهایی که در آن لحظه انجام می دهید مربوط به حالت انرژی آلفا مغز و دیگری مربوط به حالت انرژی بتا مغز باشد.
مغز انسان ها در حالت های مختلف، گونه های مختلف انرژی با فرکانس های متفاوت را تولید میکند. انرژی آلفا، بِتا، گاما و تِتا.
مغز ما زمانی در حالت عملکردی آلفا قرار دارد که ما در حالت استراحت و آرامش باشیم. یا اینکه مشغول انجام کارهای تکراری باشیم که مسئولیت انجام آنها با ضمیر نا خودآگاه مان می باشد. این کارها شامل کارهایی هستند که به موجب تکرار تبدیل به عادت میشوند و برای انجام آنها دیگر نیاز به فکر کردن نیست.
مانند رانندگی کردن. شاید بارها برای شما نیز این اتفاق افتاده باشد که در محل کارتان سوار اتومبیل شده اید و تا به خود آمدهاید، دیدهاید که به منزلتان رسیدهاید. در حالی که تمام راه مشغول فکر کردن بودید و خاطره ای نیز از رانندگی ندارید. این اتفاق چرا افتاده است؟ چون رانندگی در مسیرهای تکراری، جز کارهایی است که بدون توجه نیز میتواند انجام شود و بنابراین بعد از مدتی مغز در حالت آلفا قرار میگیرد.
اما حالت بتا حالتی است که در آن مغز ما در آمادگی کامل قرار دارد و برای انجام کارها باید تصمیمگیری کند و یا مطالبی را تجزیه و تحلیل کند. مانند مکالمه با شخص یا نوشتن مطلبی. نکته ای که برای افزایش سطح عملکرد و بهرهوری وجود دارد اینست که شما در کنار یک کار مرتبط با حالت آلفا، یک کار مرتبط با حالت بتا را نیز انجام دهید.
به عنوان مثال میتوانید در هنگام رانندگی و یا ورزش کردن به مطالب آموزشی مفید گوش دهید. من شخصاً از این روش بسیار استفاده می کنم و بسیاری از مطالبی را که فراگرفته ام را مدیون گوش دادن به برنامههای آموزشی بسیار مفید اساتید داخلی و خارجی در هنگام رانندگی بوده ام.
تمرین کارهایی روزانه خود را بر اساس انجام شدن در حالتهای آلفا و بتا مشخص کنید. بررسی کنید که کدام یک از این کارها را میتوانید در یک زمان به صورت تواما انجام دهید. آنها را مشخص کنید و از این به بعد عرض زمان خود را بیشتر گسترش دهید. |
دوست عزیز، نظر شما در مورد محتوای این مقاله چیست؟
شما از کدامیک از این راه کارها برای افزایش بهره وری مدیریت زمان خود استفاده می کنید؟
خوشحال می شویم نقطه نظرات خود را با ما در میان بگذارید؟
انتشار مطلب ” راه کارهای افزایش بهره وری مدیریت زمان ” با ذکر منبع و دادن لینک بلامانع است.
[۱] – این کلمه برگردان انگلیسی فرمولی به نام Traf است.
[۲] – Fransisco Cirillo
[۳] – Cliff Nass